2024年5月3日 星期五

商業中文寫作之2: 商業中文書信的寫作

您會寫中文商業書信嗎?當你寫多了英文商業書信,頻繁使用 Hello, Dear James之類的英文開頭語之後,回頭看看中文,您是否知道中文書信開頭有什麼用語可運用?您知道英文書信在署名前,使用 Best regards 或 Sincerly 作為結尾問候語、敬語,中文書信呢?

 傳統中文書信的開頭大都是以名字和稱謂作為開頭,例如「靜修老師」。接著加上提稱語,例如「賜鑑」,以表達請對方閱讀您的信的敬意。可是商業書信,面對數以萬計的客戶,寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息,該怎麼稱呼客戶?要用什麼提稱語才恰當?

 其實看了台灣、香港和中國大陸的書信寫法後,你會發現香港和中國大陸的商業書信真的是一國兩制,沒有統一的格式和規範。台灣呢?也沒什麼特別的商業書信規範。不過,大體而言,台灣大部分企業的書信還是承襲傳統書信的寫法而稍微變更。於是,面對數以萬計的客戶,寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息時,就以【親愛的客戶】來作為書信的開頭。

 怎麼稱自己的公司和客戶呢?這部分,很多公司效法政府的公文用語規範:自稱自己的公司為【本公司】,稱客戶【您】或【台端】。很多人如果沒有學過台灣的公文用語規範,會不懂【台端】是什麼意思,其實台灣公文用語中的【台端】就是【你】的意思。政府給人民的公文不稱人民為【你】而是【台端】,這個用語,現在有一些台灣的公司仿效。

如果對方是公司呢?應怎麼稱呼對方的公司呢?台灣的公司在這方面還是承襲傳統書信的用法,稱對方的公司為【貴公司】。

 結尾呢?除了署名,該寫些什麼呢?有些不太專業的人會仿效日文在寫完本文後寫【以上】表示結尾。其實傳統中文書信在寫完書信本文後,會有一個【結尾敬語】,例如對父母用【謹此】,對平輩用【耑此】。【耑此】是可以用在商業書信的本文結尾以表尊敬的。

然後呢?該寫什麼結尾問候語呢?台灣很多公司都會寫【祝您  順心如意】。這適用於對個人。如果對公司呢?還是可以承襲傳統中文書信的寫法,使用【順祝  商祺】,意思是:趁這個機會祝福(貴公司)在商務上安泰無憂。【順祝】和【商祺】中間空一格,稱為【抬頭】,是表示尊敬的寫法。 

 署名前後呢?該寫什麼?如果您是代表公司寫信,在您的姓名前要寫上您的公司名稱以及您的職務名稱,在您的名字之後寫上一個署名敬辭,一般都使用【敬上】。郵寄信件,要在【敬上】之後寫上日期,而電子郵件由於郵件本身即有寄出的日期和時間,所以署名敬辭後一般都不寫日期。 

所以,如果您是一個亞馬遜的經銷商,想要在日本亞馬遜銷售台灣某一家製茶廠的烏龍茶,該怎麼寫信給製茶廠的業務經理詢問對方的意願呢?大體上,電子郵件可以這麼寫:

 俊傑經理台鑑:

          本公司為在台灣成立的貿易商,很高興在網路上發現   貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶,因此特地寫這封電子郵件詢問   貴公司是否能賜與本公司在日本亞馬遜經銷  貴公司所製造的有機凍頂烏龍茶。 

        素聞    貴製茶廠重視食安,持續擁有 ISO22000 認證,相信   貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶一定能獲得日本消費者的喜愛,而本公司擁有豐富的行銷經驗,相信我們一定能攜手創造有機凍頂烏龍茶在日本耀眼的銷售業績。期待   貴公司的回音。耑此 

 順祝    商祺 
                                                                                
                                                 訪茶有限公司業務經理張瑞昱敬上

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