商業中文寫作之2: 商業中文書信的寫作

您會寫中文商業書信嗎？當你寫多了英文商業書信，頻繁使用 Hello, Dear James之類的英文開頭語之後，回頭看看中文，您是否知道中文書信開頭有什麼用語可運用？您知道英文書信在署名前，使用 Best regards 或 Sincerly 作為結尾問候語、敬語，中文書信呢？

 傳統中文書信的開頭大都是以名字和稱謂作為開頭，例如「靜修老師」。接著加上提稱語，例如「賜鑑」，以表達請對方閱讀您的信的敬意。可是商業書信，面對數以萬計的客戶，寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息，該怎麼稱呼客戶？要用什麼提稱語才恰當？

 其實看了台灣、香港和中國大陸的書信寫法後，你會發現香港和中國大陸的商業書信真的是一國兩制，沒有統一的格式和規範。台灣呢？也沒什麼特別的商業書信規範。不過，大體而言，台灣大部分企業的書信還是承襲傳統書信的寫法而稍微變更。於是，面對數以萬計的客戶，寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息時，就以【親愛的客戶】來作為書信的開頭。

 怎麼稱自己的公司和客戶呢？這部分，很多公司效法政府的公文用語規範：自稱自己的公司為【本公司】，稱客戶【您】或【台端】。很多人如果沒有學過台灣的公文用語規範，會不懂【台端】是什麼意思，其實台灣公文用語中的【台端】就是【你】的意思。政府給人民的公文不稱人民為【你】而是【台端】，這個用語，現在有一些台灣的公司仿效。

如果對方是公司呢？應怎麼稱呼對方的公司呢？台灣的公司在這方面還是承襲傳統書信的用法，稱對方的公司為【貴公司】。

 結尾呢？除了署名，該寫些什麼呢？有些不太專業的人會仿效日文在寫完本文後寫【以上】表示結尾。其實傳統中文書信在寫完書信本文後，會有一個【結尾敬語】，例如對父母用【謹此】，對平輩用【耑此】。【耑此】是可以用在商業書信的本文結尾以表尊敬的。

然後呢？該寫什麼結尾問候語呢？台灣很多公司都會寫【祝您  順心如意】。這適用於對個人。如果對公司呢？還是可以承襲傳統中文書信的寫法，使用【順祝  商祺】，意思是：趁這個機會祝福(貴公司)在商務上安泰無憂。【順祝】和【商祺】中間空一格，稱為【抬頭】，是表示尊敬的寫法。 

 署名前後呢？該寫什麼？如果您是代表公司寫信，在您的姓名前要寫上您的公司名稱以及您的職務名稱，在您的名字之後寫上一個署名敬辭，一般都使用【敬上】。郵寄信件，要在【敬上】之後寫上日期，而電子郵件由於郵件本身即有寄出的日期和時間，所以署名敬辭後一般都不寫日期。 

所以，如果您是一個亞馬遜的經銷商，想要在日本亞馬遜銷售台灣某一家製茶廠的烏龍茶，該怎麼寫信給製茶廠的業務經理詢問對方的意願呢？大體上，電子郵件可以這麼寫：

 俊傑經理台鑑：

          本公司為在台灣成立的貿易商，很高興在網路上發現   貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶，因此特地寫這封電子郵件詢問   貴公司是否能賜與本公司在日本亞馬遜經銷  貴公司所製造的有機凍頂烏龍茶。 

        素聞    貴製茶廠重視食安，持續擁有 ISO22000 認證，相信   貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶一定能獲得日本消費者的喜愛，而本公司擁有豐富的行銷經驗，相信我們一定能攜手創造有機凍頂烏龍茶在日本耀眼的銷售業績。期待   貴公司的回音。耑此 

 順祝    商祺 

                                                                                

                                                 訪茶有限公司業務經理張瑞昱敬上

商業中文寫作之1：聲明用語及文件回傳指導語

商業中文寫作之1：聲明用語及文件回傳指導語

我退休了。最近在某一個平台的帳戶裡發現兩三天內，就湧入了五個商業中文部落格寫作的需求！

商業寫作在臺灣幾乎是不登學院大雅之堂的寫作門類，可是我們幾乎每天都在接觸商業寫作的成品，小至一個表格填寫及回傳的指導語，大至一個商品的廣告。好的商業寫作成品可以讓消費者更加瞭解產品和服務的內容，甚至吸引潛在的客戶。

最近收到一家保險公司的表格填寫及回傳指導語，看了以後，驚覺：不是每一個人都會把這類的商業寫作做好！請看以下的圖片：

「本人茲此聲明」這句話有什麼毛病嗎？有！「茲」就是「此」，「茲」和「此」在語言約定俗成的規則中，它們並未在使用習慣上被合成所謂的「同義複詞」。商業寫作本身就是公司行號和客戶間的溝通、聯繫，當然要顧慮到遣詞、造句是否符合習慣。「本人茲此聲明」要嘛，改成「本人在此聲明」，否則就是「本人茲聲明」。但哪一個比較好？「本人在此聲明」一般是用在有所爭吵時，聲明者要表明自己的立場。而且屬於一般口語用法。客戶填寫一份表格，並非和公司吵架，也非口語表達，所以不適合使用「本人在此聲明」這樣的語句。那麼，「本人茲聲明」呢？這顯然是比較適當的文句：第一，「茲」字稍微文言但算淺顯易懂，適合這類正式且嚴肅的表格填寫用語。第二，它的語氣較緩和，適合用在平淡說明某一個事項的場合。

再看這張圖：

什麼叫「可不須傳真回覆本通知書」呢？這句話有什麼問題呢？「可不須」是什麼意思？「可以不必」？「可」和「不須」這兩個詞放在一起在語言邏輯上有什麼問題？要回答這些問題的關鍵在於「可」、「不」、「須」的詞類和使用場合相不相容？「可」是表允許。但，「不須」則又有其措辭上的問題：「須」是帶有強制性的用語，在臺灣的中文法律或行政文書上的使用，其強度僅次於「應」字。「可不須」的結構是「允許語」+「否定詞」+「強制語」。允許語之後當然可接行為語言和不行為語言。「可不須傳真回覆本通知書」這一句話中的行為語言是「傳真回覆本通知書」，如果允許行為就是「可傳真回覆本通知書」；允許不行為則是「可不傳真回覆本通知書」允許語和行為語之間沒有必要再加入一個強制語「須」。這是因為允許端和強制端都是公司，在允許和強制上如果是同一端，只要二選一即可。如果表示不強制，則應去除允許語並加上連接詞「則」而將指導語改成「則不須傳真回覆本通知書」。允許不行為和不強制行為，在語用上效果一樣：閱讀者都會明白沒有傳真回覆該通知書，沒有關係。要使用「可不傳真回覆本通知書」或「則不須傳真回覆本通知」取決於發通知書的公司要表達「允許不行為」或「不強制行為」，兩者的差別在於語氣上，前者較緩和；後者則是削弱原本的強制語氣；而在立場上，前者表達發通知書的公司是扮演允許者的角色；後者則是發通知書的公司放棄強制者的立場。

至於「可以不必」，在語用上並非「允許語」+「否定詞」+「強制語」，而是「允許語」+「否定詞」+「意志語」，用於告訴對方被允許可以不要有什麼樣的意志去做什麼事。雖然，「須」和「必」意思相似，但在語用上的類別並不相同。臺灣其實是相當重視中文語用的地區，有修過「應用文」這類課程的人士，應該都會記得在學「公文」和「規章」這些章節內容時，要記背政府所制定的公文及法規用語。商業中文寫作中的諸多用語還是遵循政府所頒佈的用語規範。

從以上的分析看來，商業寫作還是要有良好的中文文法知識和操作這類知識的能力。