傳統中文書信的開頭大都是以名字和稱謂作為開頭，例如「靜修老師」。接著加上提稱語，例如「賜鑑」，以表達請對方閱讀您的信的敬意。可是商業書信，面對數以萬計的客戶，寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息，該怎麼稱呼客戶？要用什麼提稱語才恰當？
其實看了台灣、香港和中國大陸的書信寫法後，你會發現香港和中國大陸的商業書信真的是一國兩制，沒有統一的格式和規範。台灣呢？也沒什麼特別的商業書信規範。不過，大體而言，台灣大部分企業的書信還是承襲傳統書信的寫法而稍微變更。於是，面對數以萬計的客戶，寫同一封信告知客戶有關公司的一些重要訊息時，就以【親愛的客戶】來作為書信的開頭。
怎麼稱自己的公司和客戶呢？這部分，很多公司效法政府的公文用語規範：自稱自己的公司為【本公司】，稱客戶【您】或【台端】。很多人如果沒有學過台灣的公文用語規範，會不懂【台端】是什麼意思，其實台灣公文用語中的【台端】就是【你】的意思。政府給人民的公文不稱人民為【你】而是【台端】，這個用語，現在有一些台灣的公司仿效。
如果對方是公司呢？應怎麼稱呼對方的公司呢？台灣的公司在這方面還是承襲傳統書信的用法，稱對方的公司為【貴公司】。
結尾呢？除了署名，該寫些什麼呢？有些不太專業的人會仿效日文在寫完本文後寫【以上】表示結尾。其實傳統中文書信在寫完書信本文後，會有一個【結尾敬語】，例如對父母用【謹此】，對平輩用【耑此】。【耑此】是可以用在商業書信的本文結尾以表尊敬的。
然後呢？該寫什麼結尾問候語呢？台灣很多公司都會寫【祝您 順心如意】。這適用於對個人。如果對公司呢？還是可以承襲傳統中文書信的寫法，使用【順祝 商祺】，意思是：趁這個機會祝福(貴公司)在商務上安泰無憂。【順祝】和【商祺】中間空一格，稱為【抬頭】，是表示尊敬的寫法。
署名前後呢？該寫什麼？如果您是代表公司寫信，在您的姓名前要寫上您的公司名稱以及您的職務名稱，在您的名字之後寫上一個署名敬辭，一般都使用【敬上】。郵寄信件，要在【敬上】之後寫上日期，而電子郵件由於郵件本身即有寄出的日期和時間，所以署名敬辭後一般都不寫日期。
所以，如果您是一個亞馬遜的經銷商，想要在日本亞馬遜銷售台灣某一家製茶廠的烏龍茶，該怎麼寫信給製茶廠的業務經理詢問對方的意願呢？大體上，電子郵件可以這麼寫：
俊傑經理台鑑：
本公司為在台灣成立的貿易商，很高興在網路上發現 貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶，因此特地寫這封電子郵件詢問 貴公司是否能賜與本公司在日本亞馬遜經銷 貴公司所製造的有機凍頂烏龍茶。
素聞 貴製茶廠重視食安，持續擁有 ISO22000 認證，相信 貴製茶廠所製造的有機凍頂烏龍茶一定能獲得日本消費者的喜愛，而本公司擁有豐富的行銷經驗，相信我們一定能攜手創造有機凍頂烏龍茶在日本耀眼的銷售業績。期待 貴公司的回音。耑此
順祝 商祺
訪茶有限公司業務經理張瑞昱敬上
